A Klic Digitalalização e Gerenciamento Eletrônico de Documentos presta serviços de digitalização de grandes volumes e gerenciamento eletrônico de documentos.
Gerenciamento Eletrônico de Documentos
O nosso Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é um sistema que converte informações de texto ou imagem para a forma digital. Funciona com softwares e hardwares específicos que permitem a captação, o armazenamento, a localização e o gerenciamento das versões digitais das informações.
Todos os documentos são digitalizados em scanners especiais, depois conferidos e gravados em meios magnéticos ou discos ópticos.
O GED aumenta a produtividade, qualidade e agilidade nos processos de tráfego de informações e armazenamento de documentos digitais e eletrônicos em mídias de alta capacidade. Este processo é feito com a mais alta segurança e eficiência.
Vantagens de processos GED com KlicScanDoc
Permite o absoluto controle no processo de negócios; alta velocidade e precisão na localização de documentos; gerenciamento automatizado de processos, minimizando recursos humanos e aumentando a produtividade; aproveitamento do espaço físico; ilimitadas possibilidades para indexação e localização de documentos; integração com outros sistemas de tecnologia; aproveitamento da base de informática já instalada; melhor atendimento ao cliente, através de respostas precisas e instantâneas; apoio ao processo de fiscalização; montagem de bibliotecas digitais; conversão de acervos históricos; possibilidade de empresa virtual, sem limites físicos, com redução de despesas e permitindo que funcionários trabalhem em casa (home sourcing); minimização de erros; melhora nas condições de trabalho e aumento da eficiência operacional, entre outras;
Algumas vantagens do Software KlicScanDoc
· Segurança do acervo;
· Redução dos custos de área utilizada, de cópias e custos com pessoal;
· Controle da localização dos documentos;
· Proteção contra perda de documentos;
· Controle de acesso aos documentos;
· Conservação dos “originais”;
· Menos recursos de distribuição;
· Múltipla indexação;
· Padronização dos formatos, dos processos e da localização;
· Acesso à informação por múltiplos usuários simultaneamente.
Ambiente Típico
Embora um ambiente GED possa ter configurações totalmente variadas, dependendo da aplicação desejada, a figura seguinte mostra um sistema com componentes típicos.
Áreas de atuação do GED
Existem várias áreas que podem se beneficiar com a utilização da tecnologia GED, dentre as quais:
· Editoras;
· Redes de televisão;
· Hospitais;
· Escritórios de contabilidade;
· Prefeituras;
· Apoio aos processos de fiscalização;
· Faculdades;
· Fórum, etc.
Digitalização de Documentos
Preparação
Inicia-se com a preparação dos documentos, isto inclui desde a remoção de grampos, desmontar pastas, recuperação páginas rasgadas até a separação dos documentos por lotes.
Digitalização
Seguindo o projeto de digitalização de documentos, temos a digitalização propriamente dita. Utilizando Scanners de alta-resolução e rápidos, os documentos se transformam página por página em arquivos eletrônicos.
Indexação
Indexação permite que a busca de um documento ocorra com agilidade e exatidão, neste caso o número de campos para a busca é ilimitado, pode ser determinado pelas necessidades do cliente. O processo de indexação dispõe de um sistema de busca avançada, com todos os campos que foram previamente determinados, para atender as necessidades do projeto contratado.
Controle de Qualidade
O próximo passo é o controle de qualidade, em que cada item digitaliza do é analisado, considerando principalmente a sua legibilidade.
Gravação
Outro benefício considerável é gerar cópias de segurança dos documentos digitalizados, em CD-ROM com baixo custo. Também podemos armazenar os arquivos digitalizados, em nosso data center a custos baixos e com todos os requisitos de segurança, e de backup, utilizados atualmente.